Eine Nebenkostenabrechnung erstellen

Sieht der Mietvertrag Nebenkosten-Akontozahlungen vor, muss der Vermieter mindestens einmal jährlich darüber abrechnen. Tellaris berechnet die Abrechnung aus Ihren Transaktionen.

Was das Gesetz sagt#

• Nur wenn im Vertrag vereinbart: Der Mieter muss die Nebenkosten nur bezahlen, wenn er dies mit dem Vermieter «besonders vereinbart» hat (Art. 257a Abs. 2 OR).
• Tatsächliche Aufwendungen: Bei Wohnräumen sind es die tatsächlichen Aufwendungen des Vermieters für Leistungen, die mit dem Gebrauch zusammenhängen, etwa Heizungs-, Warmwasser- und ähnliche Betriebskosten (Art. 257b Abs. 1 OR). Ein Gewinnzuschlag ist nicht erlaubt.
• Mindestens einmal jährlich: Bei Akontozahlungen muss die Abrechnung mindestens einmal jährlich erstellt und dem Mieter vorgelegt werden (Art. 4 Abs. 1 VMWG).
• Pauschale: Bei einer Pauschale gibt es keine Abrechnung, sie muss aber auf dem Durchschnittswert dreier Jahre beruhen (Art. 4 Abs. 2 VMWG).
• Verwaltungskosten: Die Kosten für die Erstellung der Abrechnung dürfen nach Aufwand oder höchstens zu den üblichen Ansätzen verrechnet werden (Art. 4 Abs. 3 VMWG).
• Belege: Der Mieter kann Einsicht in die Belege verlangen (Art. 257b Abs. 2 OR). Für Heizung und Warmwasser darf er die Originalbelege einsehen und Auskunft über den Brennstoffbestand zu Beginn und am Ende der Periode verlangen (Art. 8 Abs. 2 VMWG).

Beispiel#

Der Mieter bezahlt monatlich 150 CHF Akonto, also 1'800 CHF im Jahr. Die tatsächlich bezahlten Kosten für seine Wohnung betragen:

Saldo: 2'000 − 1'800 = 200 CHF, vom Mieter geschuldet. Hätten die Kosten 1'650 CHF betragen, hätte der Vermieter ihm 150 CHF zurückerstattet.

Mietvertrag mit Pauschale — Keine Abrechnung: Tellaris lehnt sie ab, weil keine Differenz nachgefordert werden kann. Sieht der Vertrag in Wirklichkeit Akontozahlungen vor, ändern Sie die Art der Nebenkosten.

Prüfen Sie Ihren Vertrag — Der Mieter schuldet nur die darin aufgeführten Positionen. Siehe Was dem Mieter verrechnet werden darf.

Abrechnung erstellen#

1. Menü Abrechnungen → Neue Abrechnung.
2. Wählen Sie den Mietvertrag und den Abrechnungszeitraum der Liegenschaft (z. B. 1. Januar bis 31. Dezember), auch wenn der Mieter nur einen Teil der Zeit anwesend war: Tellaris berechnet seinen Anteil. Siehe Mieterwechsel und leere Monate.
3. Speichern: Tellaris füllt die Abrechnung automatisch aus.

Sie haben die Abrechnung Ihrer Verwaltung erhalten (Stockwerkeigentum oder Liegenschaft)? Der KI-Assistent kann die Abrechnung aus diesem Dokument erstellen: siehe Die Abrechnung aus dem Dokument der Verwaltung erstellen.

Erinnerung per E-Mail: Wenn Ihre Abrechnungen dem Kalenderjahr folgen, schreibt Ihnen Tellaris im März und bei Bedarf im Juni, mit der Liste der Mietverträge mit Akontozahlungen, für die noch keine Abrechnung des Vorjahres besteht. Jeder Link öffnet eine vorausgefüllte Abrechnung (Mietvertrag und Zeitraum). Ein Mietvertrag mit einer Abrechnung, die dieses Jahr überschneidet, wird nicht mehr erinnert.

Was automatisch übernommen wird#

• Kosten: die Ausgaben der Liegenschaft in weiterverrechenbaren Kategorien, bezahlt in der Periode oder mit abgedecktem Monat darin, multipliziert mit dem Anteil der Liegenschaft (siehe Verteilschlüssel) und dem Anteil des Mieters.
• Akontozahlungen: die Akontozahlungen dieses Mietvertrags für die Monate der Periode (siehe Akontozahlungen und abgedeckter Monat). Eine noch nicht bestätigte Akontozahlung wird nicht abgezogen, und die Abrechnung weist darauf hin.
• Brennstoffbestand (optional): Geben Sie bei einem Tank oder Pellets den Bestand zu Beginn und am Ende an. Die Differenz wird zu den Kosten addiert oder abgezogen, wenn der Bestand gestiegen ist, denn nur der verbrauchte Brennstoff ist verrechenbar.

Saldo = Kosten − Akontozahlungen ± Korrekturen. Ein positiver Saldo ist vom Mieter geschuldet; ein negativer muss ihm zurückerstattet werden.

Anpassen#

• Zeile hinzufügen: eine manuelle Korrektur (zusätzliche Kosten oder Gutschrift).
• Neu berechnen: lädt Kosten und Akontozahlungen neu aus den Transaktionen, z. B. nach dem Erfassen einer vergessenen Rechnung. Ihre manuellen Korrekturen bleiben erhalten.
• Zeile löschen: Schaltfläche auf der Zeile, solange die Abrechnung nicht abgeschlossen ist.
• Nebenkosten anpassen: öffnet die Kostenverteilung der Liegenschaft, um eine Kategorie ein- oder auszuschliessen oder ihren Schlüssel zu ändern. Diese Einstellungen gelten für alle Abrechnungen der Liegenschaft; klicken Sie danach auf Neu berechnen, um sie anzuwenden.

Jede Zeile zeigt den verwendeten Schlüssel (z. B. «Fläche 12.50 %»).

Gut zu wissen — Tellaris lehnt zwei sich überschneidende Abrechnungen für denselben Mietvertrag oder dieselbe Belegung ab: Der Mieter würde sonst doppelt zahlen. Zwei aufeinanderfolgende Mieter können hingegen je eine Abrechnung für dasselbe Jahr haben.

Häufige Fragen#

Darf der Mieter die Rechnungen sehen? Ja, er kann Einsicht in die Belege verlangen (Art. 257b Abs. 2 OR). Bewahren Sie die Rechnungen auf: In Tellaris hängen Sie sie an die Transaktionen an, sie bleiben in den Dokumenten der Liegenschaft.

Braucht es bei einer Pauschale eine Abrechnung? Nein. Die Pauschale muss aber dem Durchschnitt der Kosten über drei Jahre entsprechen (Art. 4 Abs. 2 VMWG). Tellaris lehnt eine Abrechnung für einen Vertrag mit Pauschale ab.

Was tun mit einer Rechnung, die nach dem Erstellen der Abrechnung eintrifft? Erfassen Sie sie als Transaktion in der richtigen Kategorie und klicken Sie auf Neu berechnen, solange die Abrechnung nicht abgeschlossen ist.

Der Mieter ist während des Jahres ausgezogen: Wer zahlt was? Jeder Mieter zahlt seinen Anteil für die Zeit, in der er die Wohnung belegt hat; leere Monate trägt der Vermieter. Siehe Mieterwechsel und leere Monate.

Allgemeine Information — Dieser Artikel fasst die Gesetzestexte zusammen (OR Stand 1.10.2026, VMWG Stand 1.10.2025) und ersetzt keine Rechtsberatung. Ihr Vertrag und die Gepflogenheiten Ihres Kantons können genauere Regeln vorsehen. Im Zweifel wenden Sie sich an einen Vermieterverband oder an die Schlichtungsbehörde.